Ответ на запрос органов о предоставлении ПДн работников

Ответ на запрос о предоставлении персональных данных представляет собой документ свободной формы, в котором указываются запрошенные данные, либо указывается причина отказа в предоставлении этих данных.

Перед тем, как отправить ответ на запрос о предоставлении персональных данных работника сотруднику, обрабатывающему запрос, необходимо выполнить следующие действия.

После получения запроса на предоставление информации о персональных данных

1. Убедиться, что запрос составлен верно. Запрос должен содержать: ФИО субъекта персональных данных или его законного представителя, номер основного документа, удостоверяющего личность (паспорт), информацию о том, кем и когда выдан указанный документ. В тексте запроса должно быть указано, какие сведения просит предоставить субъект персональных данных или его законный представитель. Запрос должен содержать дату и собственноручную подпись субъекта персональных данных или его законного представителя.
2. Убедиться, что запрос не противоречит законодательству Российской Федерации. Запрос не должен содержать требование о предоставлении персональных данных, относящихся к другим субъектам персональных данных согласно пункту 2 статьи 14 главы 3 Закона.

Лишь после данных действий составляется ответ. Если запрос составлен неверно, или указанные требования противоречат законодательству Российской Федерации, заполняется соответствующий бланк отказа, где подробно указывается причина отказа в предоставлении информации. При необходимости (если требуется подробно описать причину отказа, или же если при составлении запроса допущено сразу несколько ошибок) вместе с бланком отказа составляется разъяснение.

Составление ответа

Если запрос составлен верно и не противоречит законодательству Российской Федерации, заполняется соответствующий бланк предоставления сведений. Если ответ должен содержать персональные данные субъекта персональных данных, бланк заполняется оператором или уполномоченным лицом, ответственным за обработку персональных данных.

В случае если запрос кроме требования предоставить общие сведения, связанные с обработкой персональных данных, содержит также требование предоставить персональные данные и/или иные сведения, оператором или уполномоченным лицом заполняется более подробный бланк предоставления сведений.

В случае если запрос содержит требование предоставить только общие сведения, связанные с обработкой персональных данных (цели и способы обработки, лица, имеющие доступ, перечень обрабатываемых персональных данных, сроки и юридические последствия обработки), заполняется отличный от других бланк предоставления сведений.

При необходимости вместе с бланком предоставления сведений составляется разъяснение.

При составлении и отправке ответа не должна нарушаться конфиденциальность персональных данных. Бланк, содержащий персональные данные субъекта, заполняется и отправляется только оператором или уполномоченным лицом.

Содержание ответа

В Ответе на запрос о предоставлении персональных данных работника обычно указываются следующие данные:

• Наименование органа, запросившего информацию.
• Данные об операторе: наименование оператора, юридический адрес/адрес регистрации, ИНН юридического лица, ОГРН и т.п.
• Гражданство работника-субъекта ПДн. В случае если субъектом ПДн является иностранный гражданин, то дополнительно указывается наименование иностранного государства и документ, подтверждающий право пребывания иностранного гражданина в РФ.
• ФИО субъекта ПДн и паспортные данные субъекта ПДн (серия, номер, дата выдачи, кем выдан, ИНН).
• Адрес регистрации субъекта ПДн.
• Дата начала и окончания трудовой деятельности с указанием соответствующих номеров приказов.
• Должность (профессия).

Помимо вышеперечисленных сведений могут указываться иные сведения с указанием реквизитов документов, это подтверждающих.

Кроме того, указывается должность, ФИО и подпись уполномоченного лица, выдавший данный ответ на запрос о предоставлении персональных данных работника.

После отправки ответа на запрос о предоставлении персональных данных работника вносятся необходимые сведения в «Журнал учета обращений субъектов ПДн. Лицо, ответственное за обработку обращений субъектов ПДн, или же лица, составляющие ответ на запрос, заносят необходимые сведения об обработке запроса в журнал.