Прочие процедуры

Кадровую документацию обязаны вести все работодатели - юридические лица и индивидуальные предприниматели.

Среди кадровых процедур обязательны для выполнения: составление и утверждение графика отпусков, штатного расписания, а также процедуры, имеющие отношение к возникновению определенного события: процедуры направления сотрудника в командировку, выплаты премии, проведения аттестации.

Процедура составления и утверждения штатного расписания - одна из первых и ключевых кадровых процедур. Проводится она в начале деятельности организации и включает разработку штатного расписания - перечня штатных единиц организации по структурным подразделениям с указанием заработной платы. При изменении потребности в трудовых ресурсах в штатное расписание вносятся изменения или создаются новые штатные расписания.

Процедура составления и утверждения графика отпусков проводится работодателем ежегодно, не позднее, чем за 2 недели до наступления предстоящего года. Цель процедуры - формирование графика отпусков сотрудников, чтобы планировать и оптимально использовать трудовые ресурсы в течение года.

Процедура проведения аттестации необходима для определения квалификации работника и соответствия занимаемой должности, или выполняемой работе. На ее основании делается вывод о соответствии или несоответствии работником занимаемой должности, даются рекомендации по дальнейшему использованию профессиональных качеств работника организации.

Обязательная процедура назначения лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них проводится в начале работы организации. Ее результат - приказ о назначении ответственного за трудовую книжку лица.

Процедуры поручения дополнительной работы и ее отмены производятся, когда эта работа не предусмотрена должностными обязанностями работника, но ее нужно поручить или отменить.

Процедура направления работника в командировку проводится с составлением служебного задания, командировочного удостоверения, в котором указываются место назначения и цель командировки.

Процедура замены отпуска проводится, когда часть его заменяют компенсацией. Такая компенсация возможна только в части каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающей 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части.

Процедура поощрения работника проводится работодателем, если работник добросовестно выполнял свои обязанности или имеет особые заслуги. Поощрение может быть как материальным, так и моральным (благодарственное письмо, грамота и т.п.). Условия о поощрении могут быть включены работодателем в трудовой договор или в локальные нормативные акты организации. Результатом процедуры материального поощрения является выплата денежного вознаграждения.

Одной из причин отстранения от работы является получение работником медицинского заключения, не позволяющего работать на данной должности и при его отказе перейти на другие должности. Также она проводится в случаях: лишения работником специального права, если он не прошел медосмотр, имеет запрет на выполнение работы в результате решения суда, появлялся на работе в состоянии опьянения и т.д.

Процедура предоставления работы на дому женщине, находящейся в отпуске по уходу за ребенком, проводится по заявлению женщины по уходу за ребенком до 3-х лет, а также отцом ребенка, другим родственником или опекуном. Процедура предусматривает заключение дополнительного соглашения к трудовому договору о предоставлении работы на дому.

Процедура привлечения работника к сверхурочной работе проводится в связи с производственной необходимостью. При ее оформлении составляется уведомление о праве отказаться от сверхурочной работы для некоторых категорий работников. Нужно получить согласие от работника этой категории и оформить приказ о привлечении работника к сверхурочной работе.

Процедура внесения изменений в трудовой договор оформляется при изменении существенных условий труда. В результате выполнения этой процедуры составляется дополнительное соглашение к трудовому договору с указанием новых условий труда работника, а также вносятся изменения в локальные нормативные акты организации.