Журнал регистрации актов

Журналы регистрации хранят записи о различных документах в зависимости от их типов. Одним из них является журнал регистрации актов.

Основной целью создания журнала регистрации является фиксация факта создания документа и обеспечение его сохранности.

Акт – это документ, подтверждающий определенные факты или события.

В кадровом делопроизводстве акты могут создаваться при возникновении различных ситуаций, например: при отказе работника ознакомиться с различными документами (приказами, уведомлениями и т.д.), при нарушении работником трудового распорядка и дисциплины труда, при наступлении несчастного случая на производстве, при различных проверках и т.д. Записи вносятся сотрудниками кадровой службы.

Ведение журнала регистрации актов имеет следующий ряд преимуществ:

• по последней записи видно общее количество зарегистрированных актов;
• все документы компактно сгруппированы в одном журнале;
• невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом.

Содержание журнала регистрации актов

Журнал регистрации актов не имеет унифицированной формы, поэтому кадровые специалисты оформляют его произвольно.

Как правило, кадровые специалисты оформляют журнал в форме таблицы, где каждая строка несет информацию о каждом акте. В таблицу вносятся следующие данные:

• порядковый номер;
• наименование документа;
• данные о составителе (должность, фамилия и инициалы);
• данные о лицах, присутствовавших при составлении документа (должность, фамилия, имя, отчество);
• краткое содержание документа;
• примечание.