Протокол заседания экспертной комиссии по документационному обеспечению

Экспертная комиссия организации создается для проведения экспертизы документов, образующихся в результате деятельности организации. В состав экспертной комиссии должны входить квалифицированные сотрудники основных структурных подразделений организации, знакомые с содержанием, составом, ценностью документов. В состав комиссии должен входить человек, ответственный за архив организации.

Задачи экспертной комиссии

Задачами экспертной комиссии являются:

• отбор документов, которые имеют научное, политическое, культурное, хозяйственное значение, для передачи их на постоянное хранение в государственный архив;
• выборка документов, имеющих практическое значение, на временное хранение;
• уничтожение документов, утративших практическое значение и не представляющих научной ценности;
• определение или изменение сроков хранения документов;
• рассмотрение описей и перечней ценных дел.

Протокол заседания экспертной комиссии

Результатом работы экспертной комиссии является протокол заседания. В нем фиксируется информация о ходе и результатах проведения экспертизы дел.

Унифицированной формы для данного документа не предусмотрено, поэтому форма протокола заседания комиссии утверждается в организации самостоятельно.

Обычно ведение протокола заседания возлагается на секретаря либо - по решению председателя комиссии - на одного из ее членов.

В типовом образце протоколе экспертной комиссии по документационному обеспечению, как правило, фиксируется:

• дата проведения заседания и номер документа;
• ФИО и должность участников комиссии;
• повестка дня;
• краткое содержание выступлений по каждому из вопросов повестки дня;
• результаты голосования, количество голосов "за" и "против" решений по вопросам повестки дня.

Оформленный протокол подписывается председателем и секретарем комиссии.

Результатом работы становятся сводные описи дел, подлежащих постоянному, временному (более 10 лет) хранению, по личному составу. Кроме того, необходимо оформить акты об уничтожении документов, не подлежащих хранению.

Протоколы заседаний экспертной комиссии имеют постоянный срок хранения (согласно Приказу Росархива от 20.12.2019 г. № 236).