.svg)
Должностная инструкция для технических исполнителей секретариата
Сведения о технических исполнителях секретариата
В зависимости от размера организации, объема документооборота, состава структурных подразделений в организации может создаваться целый отдел ответственный за делопроизводство - секретариат.
Секретариат (канцелярия, отдел делопроизводства и т.д.) - это структурное подразделение организации, занимающееся делопроизводством, служебной перепиской, оформлением документации, ведению телефонных переговоров и т.д.
Структура секретариата состоит из руководителей, специалистов и технических исполнителей.
Технический исполнитель – это работник, обеспечивающий и обслуживающий деятельность руководителей и специалистов организации.
Численный состав и штат технических исполнителей может быть различным. Техническими исполнителями секретариата являются:
- секретарь;
- секретарь-референт;
- делопроизводитель.
Секретарь – это помощник руководителя организации, осуществляющий работу организационно-исполнительного характера по обслуживанию руководства.
Основной обязанностью секретаря является подготовка необходимых документов для функционирования финансово-хозяйственной деятельности организации, прием посетителей и иное.
Обязанности секретаря-референта и секретаря схожи, но секретарь-референт обладает более широкими полномочиями.
Например, секретарь-референт может составлять различные деловые документы (договора, запросы, заявления, ответы на письма и т.д.).
Делопроизводитель — это работник ответственный за ведение документооборота организации, а именно: регистрация и учет входящей и исходящей корреспонденции, а также иной внутренней документации, систематизация документов и сдача их в архив.
Для устройства на работу секретарем, секретарем-референтом или делопроизводителем не требуется наличие высшего образование и стажа работы по специальности.
Должностная инструкция для секретаря, делопроизводителя
Работа технических исполнителей секретариата регламентируется должностными инструкциями.
В представленном образце должностной инструкции устанавливаются перечень прав и обязанностей технических исполнителей секретариата.
Рассмотрим более подробно должностную инструкцию секретаря. Этот документ составляется и оформляется кадровыми специалистами в произвольной форме или в соответствии с Квалификационным справочником должностей, утвержденным Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 г. № 37.
Секретарь относится к категории технических исполнителей.
В должностной инструкции секретаря должны прописываться следующие сведения:
- трудовые функций, которые могут быть поручены работнику (например: подготавливать необходимые для организации документы; принимать и распределять по отделам организации поступающую корреспонденцию; вести прием и учет посетителей и т.д.);
- уровень профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения возложенных на него обязанностей;
- перечень знаний, методов и средств, которые должен уметь применять работник при выполнении своих должностных обязанностей (например: организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело и т.д.).
Должностная инструкция может быть оформлена как самостоятельный документ или как дополнительное приложение к трудовому договору.
Секретарь должен быть ознакомлен с должностной инструкцией, о чем ставится его виза об ознакомлении на самом документе, либо на специальном бланке.
С этим шаблоном часто используют:
Приложение №
к трудовому договору № от
заключенному между и
УТВЕРЖДАЮ:
__________
Должностная инструкция
Общие положения
Наименование структурного подразделения: .
Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и полномочия (далее по тексту - "Работник").
"Работник" относится к категории: .
Порядок назначения на должность и освобождения от должности "Работника" определяется в соответствии с .
"Работник" в своей работе руководствуется следующими документами:
- действующим законодательством РФ;
- положением о структурном подразделении;
- постановлениями и распоряжениями вышестоящей организации;
- приказами руководителя организации;
- распоряжениями руководителя структурного подразделения;
- настоящей должностной инструкцией;
| - | ; |
- трудовым договором.
"Работник" в своей работе непосредственно подчиняется:
| - |
"Работник" не имеет должностных лиц в непосредственном подчинении.
Функции
Основные задачи и направления деятельности "Работника":
- информационно-справочное обслуживание документов предприятия;
- контроль за организацией и осуществлением делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия;
- организационно техническое обслуживание и документирование деятельности совещательных органов предприятия;
- организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководства предприятия;
- организация приема посетителей предприятия;
- ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по кадрам).
Должностные обязанности
Работник" в рамках возложенных на него функций должен выполнять следующие обязанности:
- подготавливать необходимые для функционирования служб предприятия документы, обеспечивающие финансово-хозяйственную деятельность предприятия;
- принимать поступающую на предприятие корреспонденцию, передавать ее в соответствующие службы организации;
- обеспечивать учет, регистрацию, контроль исполнения документов;
- обеспечивать надлежащее, в соответствии с законодательными актами хранение информации;
- осуществлять контроль качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия;
- организовывать заседания, совещания, встречи, вести протоколы заседаний;
- осуществлять оперативную связь с организациями и отдельными гражданами по вопросам деятельности предприятия (электронная почта, телефон, факс и т. п.);
- вести прием и учет посетителей организации;
- выполнять печать, размножение документов, необходимых для осуществления деятельности предприятия;
- в соответствии с законодательством проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение;
- выполнять отдельные поручения администрации по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
"Работник" должен выполнять основные обязанности, предусмотренные документами, регламентирующими правила внутреннего трудового распорядка и действующими в организации.
Права и полномочия
"Работник" для выполнения возложенных на него обязанностей наделяется следующими полномочиями:
- запрашивать от служб и специалистов предприятия необходимые материалы, а также объяснительные материалы о причинах задержки выполнения поручений руководства;
- рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия;
- требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления, международных правил оформления документов;
- визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции;
- вносить на рассмотрение руководства предложения по оптимизации информационно- справочного обеспечения деятельности предприятия, улучшению форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники;
- требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности предприятия;
- принимать решения в пределах своей компетенции;
- взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.
Ответственность
"Работнику" необходимо отвечать за свои действия (бездействия) в рамках зафиксированных в п.п. 3, 4 настоящей инструкции обязанностей, прав и полномочий.
"Работник" несет дисциплинарную, материальную, гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность в порядке, предусмотренном законодательством.
Требования к квалификации
| С должностной инструкцией ознакомлен(а) | |||
| (подпись) | (расшифровка подписи) | ||