Должностная инструкция для специалистов секретариата

Приложение № 

к трудовому договору № от

заключенному между  и

УТВЕРЖДАЮ:

__________  

Должностная инструкция

Общие положения

Наименование структурного подразделения: .

Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и полномочия  (далее по тексту - "Работник").

"Работник" относится к категории: .

Порядок назначения на должность и освобождения от должности "Работника" определяется в соответствии с .

"Работник" в своей работе руководствуется следующими документами:

- действующим законодательством РФ;

- положением о структурном подразделении;

- постановлениями и распоряжениями вышестоящей организации;

- приказами руководителя организации;

- распоряжениями руководителя структурного подразделения;

- настоящей должностной инструкцией;

- трудовым договором.

"Работник" в своей работе непосредственно подчиняется:

"Работнику" непосредственно подчинены:

Функции

Основные задачи и направления деятельности "Работника":

- организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия;

- ведение делопроизводства, формирование номенклатуры дел;

- организация телефонных переговоров, совещаний, приема посетителей;

- ведение протоколов заседаний и совещаний.

Должностные обязанности

"Работник" в рамках возложенных на него функций выполняет следующие обязанности:

- планировать рабочий день руководителя;

- осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия;

- сопровождать руководителя на встречах, в поездках;

- выезжать по заданию руководителя в краткосрочные командировки для решения вопросов, обозначенных руководителем;

- принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

- вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;

- принимать документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия;

- готовить документы и материалы, необходимые для работы руководителя;

- следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование;

- организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи;

- по поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем;

- выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний;

- осуществлять контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль;

- вести контрольно-регистрационную картотеку;

- обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе;

- печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводить текущую информацию в банк данных;

- организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

- формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив;

- копировать документы на персональном ксероксе.

"Работник" должен выполнять основные обязанности, предусмотренные документами, регламентирующими правила внутреннего трудового распорядка и действующими в организации.

Права и полномочия

"Работник" для выполнения возложенных на него обязанностей наделяется следующими полномочиями: 

- подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;

- знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей;

- вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.;

- в пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению;

- запрашивать от руководства и специалистов подразделений предприятия информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей;

- требовать от руководителя обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

Ответственность

"Работнику" необходимо отвечать за свои действия (бездействия) в рамках зафиксированных в п.п. 3, 4 настоящей инструкции обязанностей, прав и полномочий.

"Работник" несет дисциплинарную, материальную, гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность в порядке, предусмотренном законодательством.

Требования к квалификации

Квалификация "Работника" должна соответствовать следующим требованиям:

Образование: высшее профессионально образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

Навыки:

- Административные навыки: "Работник" должен уметь: .

- Специальные навыки: "Работник" должен уметь: .

Опыт работы: не менее .

Профессиональные знания: "Работник" должен знать:

- постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;

- структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

- организацию делопроизводства;

- методы оформления и обработки документов;

- архивное дело;

- машинопись;

- правила пользования приемно-переговорными устройствами;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

- основы этики и эстетики;

- правила делового общения;

- основы организации труда и управления;

- правила эксплуатации вычислительной техники;

- основы административного права и законодательства о труде;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и нормы охраны труда.

Согласовано: