Соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами

Приложение №  

к  .

№  от  г.

Соглашение об электронном документообороте

 и , являясь Сторонами   №  от г. (далее - "Договор"), заключили настоящее Соглашение об электронном документообороте к  о нижеследующем:

Термины

Идентификация - установление личности уполномоченного лица при осуществлении ЭД.

Информационная система ЭД - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств.

Оператор информационной системы ЭД - гражданин или юридическое лицо, осуществляющие деятельность по эксплуатации информационной системы, в рамках которой осуществляется ЭД.

Оператор электронного документооборота (Оператор ЭД) - оператор информационной системы ЭД - организация, обеспечивающая обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках ЭД и соответствующая требованиям, установленным Приказом ФНС России от 04.03.2014 N ММВ-7-6/76@

Пользователь - уполномоченное лицо Стороны, обладатель ключей электронной подписи для использования в информационной системе ЭД.

Уполномоченное лицо - гражданин, являющийся Стороной Договора или представителем Стороны, уполномоченный Стороной на совершение сделки или иного юридического действия от имени Стороны в рамках ЭД.

 Электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Электронный документооборот (ЭД) - создание и/или отправка электронных документов между Сторонами по телекоммуникационным каналам связи.

Термины и понятия, не определенные Соглашением, определяются в значениях, установленных законодательством Российской Федерации.

 Термины и понятия, относящиеся к электронной подписи, используются в значении, указанном в Федеральном законе от 06.04.2011 N 63-ФЗ “Об электронной подписи" (далее - Закон об электронной подписи).

Предмет Соглашения

Соглашение регулирует отношения Сторон, возникающие в связи с ЭД в ходе исполнения Сторонами Договора.

В рамках ЭД производится, в частности:

обмен документами и юридически значимыми сообщениями по заключенному Договору.

направление претензий и иных документов, направленных на урегулирование спора по Договору.

Способы осуществления ЭД

ЭД осуществляется:

путем передачи сообщений электронной почты через Интернет.

через Оператора ЭД и с учетом установленных им правил.

Способы идентификации и аутентификации уполномоченных лиц

Идентификация и аутентификация уполномоченных лиц при совершении ими сделок или иных юридических действий осуществляется с помощью любых электронных и иных технических средств и способов, применимых с учетом выбранных Сторонами способов осуществления ЭД. Требование о наличии подписи при совершении сделки считается выполненным, если использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю.

Идентификация и аутентификация уполномоченных лиц при осуществлении обмена Сторонами счетами-фактурами и универсальными передаточными актами (УПД) в электронной форме с участием Оператора ЭД осуществляется с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи уполномоченного лица.

Формы и форматы документов

Стороны в порядке п. 1 ст. 169 НК РФ согласны на обмен в рамках ЭД счетами-фактурами и универсальными передаточными документами (УПД), в том числе, со статусом “1”. При выставлении и получении счетов-фактур в электронной форме Стороны руководствуются , а также утвержденными федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, форматами представления счета-фактуры, УПД, корректировочного счета-фактуры в электронной форме.

Электронные документы, формат представления которых не установлен нормативными актами, Договором или настоящим Соглашением, оформляются в виде/способом:

электронных образов документов, предварительно составленных на бумажном носителе, в формате pdf. Электронный образ документа должен обеспечивать визуальную идентичность его бумажному оригиналу в масштабе 1:1. Качество представленных электронных образов документов должно позволять в полном объеме прочитать текст документа и распознать его реквизиты. Если бумажный документ состоит из двух и более листов, электронный образ такого бумажного документа формируется в виде одного файла. Для сканирования документов необходимо использовать режим сканирования документа "оттенки серого" с разрешением 300 dpi

Если Договором или иным соглашением Сторон предусмотрена бумажная форма документа или специальный способ его направления (например, заказным письмом), такой документ может быть также направлен в форме электронного документа исключительно в целях оперативного информирования другой Стороны, но не в целях наступления юридических последствий для получателя.

Стороны вправе:

- если иное не предусмотрено Соглашением, оформлять документы на бумажном носителе вместо электронных документов,

- если иное не установлено законом, дополнительно к электронным документам обмениваться бумажными экземплярами документов, подписанными собственноручной подписью Сторон. Запрос Стороны о предоставлении документа в бумажном виде должен быть удовлетворен другой Стороной в течение  () дней с момента его получения.

Организация ЭД через Оператора ЭД

При организации ЭД через Оператора ЭД каждая Сторона вправе самостоятельно выбрать Оператора ЭД.

Стороны обязуются обеспечить подключение к системе электронного документооборота оператора ЭД, в том числе заключить соответствующие договоры, оформить и представить оператору ЭД заявление об участии в электронном документообороте, а также получить у оператора идентификатор участника обмена, реквизиты доступа и другие необходимые данные, уведомить об этом другую Сторону (с указанием идентификатора участника обмена), а также осуществить тестовый обмен документами.

В случае, если Стороны пользуются услугами различных Операторов ЭД, такие Операторы должны соответствовать следующим критериям: между операторами обеспечено роуминговое взаимодействие; операторами подтверждена техническая возможность для приема и передачи электронных документов. В случае прекращения роуминговых отношений между Операторами ЭД, услугами которых пользуются Стороны, в случае невозможности обмена электронными документами вследствие прекращения таких отношений, а также в случае, если Сторона, являющаяся продавцом (исполнителем), не предоставила согласие на предоставление формируемых ею документов Оператору ЭД, услугами которого пользуется другая Сторона, Стороны осуществляют обмен документами на бумажном носителе с подписанием их собственноручной подписью. В случае, если Сторона намеревается сменить Оператора ЭД, такая Сторона обязана до начала обмена электронными документами посредством нового оператора электронного документооборота предоставить другой Стороне документы и сведения, предусмотренные пунктом 6.2 Соглашения, а также осуществить тестовый обмен электронными документами.

Порядок ЭД:

Сторона формирует необходимый документ в электронном виде, подписывает его электронной подписью, направляет файл с документом в электронном виде в адрес другой Стороны через Оператора ЭД и сохраняет подписанный электронный документ.

Стороны обязуются не позднее следующего рабочего дня с момента получения документа обмениваться извещениями в электронном виде о получении и отправке документов.

Если Сторона не получила в установленный срок любое из положенных подтверждений Оператора ЭД или файл с документом, он сообщает о данном факте Оператору ЭД.

В случае необходимости внесения корректировок в подписанный электронный документ, направляющая Сторона направляет откорректированный документ и информационное письмо получающей Стороне в порядке, установленном Оператором ЭД.

Электронные первичные учетные документы должны быть переданы единым пакетом по каждой партии товаров, этапу работ/услуг.

Электронный документ считается доставленным Стороне при получении направляющей Стороной подтверждения поступления электронного документа от Оператора ЭД, с которым у получающей Стороны заключен договор. Указанное подтверждение должно быть подписано электронной подписью Оператора ЭД с указанием даты и времени поступления акта об оказании услуги такому Оператору.

Если направляющая Сторона не получила от получающей Стороны или Оператора ЭД извещение о получении электронного документа в течение  с момента его направления, направляющая Сторона оформляет документ на бумажном носителе с подписанием собственноручной подписью.

Хранение документов:

Электронные документы хранятся в информационной системе Оператора ЭД по адресу  с возможностью доступа к ним каждой из Сторон.

Тестовый период

В целях проверки работоспособности или совместимости технических средств Сторон и/или оператора информационной систем ЭД, Стороны устанавливают тестовый период, в течение которого обмен документов в электронном виде дублируется бумажными экземплярами.

Тестовый период устанавливается в течение  ()  с даты первого обмена документами в электронном виде.

Положительным результатом тестового периода является отсутствие ошибок и замечаний Сторон к процессу ЭД, при достижении которого Стороны прекращают дублировать ЭД бумажным.

Порядок получения и использования электронной подписи

Усиленная квалифицированная электронная подпись

Удостоверяющий центр, выдающий сертификаты усиленной квалифицированной электронной подписи: .

Удостоверяющий центр, выдающий сертификаты усиленной квалифицированной электронной подписи - оператор информационной системы ЭД.

Общие правила использования электронной подписи

Электронный документ должен быть подписан электронной подписью лица, которое указано в тексте электронного документа как лицо, его подписавшее.

В случае оспаривания любой из Сторон действительности электронной подписи, такая электронная подпись признается действительной до тех пор, пока решением суда, вступившим в законную силу, не будет установлено иное.

Иные права и обязанности Сторон

Стороны обязуются:

информировать друг друга о невозможности обмена электронными документами по техническим причинам, а также приложить все усилия к устранению причин невозможности осуществления ЭД и после их устранения уведомить другую Сторону о возобновлении электронного документооборота с указанием соответствующей даты. В период действия такого временного сбоя Стороны производят обмен документами на бумажном носителе с подписанием собственноручной подписью.

своевременно уведомлять другую Сторону об изменении любых сведений, в случае, если изменение таких сведений может повлиять на своевременное получение или направление такой Стороной любой информации.

самостоятельно обеспечивать хранение направленных и полученных электронных документов в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации.

Стороны вправе запросить любое применимое подтверждение получения электронного документа от другой Стороны.

Цена Соглашения

Обязательства по настоящему Соглашению исполняются без уплаты вознаграждения какой-либо Стороне.

Стороны самостоятельно несут расходы по исполнению Соглашения.

Срок действия Соглашения

Соглашение вступает в силу с момента заключения .

Соглашение распространяется на отношения Сторон по предмету Соглашения с 

Ответственность Сторон

Стороны несут ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязательств по Соглашению в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Риск неправомерного подписания электронного документа электронной подписью несет Сторона, уполномоченный представитель которой является владельцем сертификата ключа проверки электронной подписи.

Сторона, нарушившая условия о конфиденциальности ключа электронной подписи, обязана возместить другой Стороне возникшие в результате такого нарушения убытки, которые возникли у другой Стороны до момента официального уведомления об аннулировании ключа электронной подписи и отзыве конкретных документов, подписанных указанным ключом.

Изменение и расторжение Соглашения

Соглашение может быть изменено или расторгнуто по соглашению Сторон либо по требованию одной из Сторон по основаниям и в порядке, которые предусмотрены законодательством Российской Федерации или Договором.

Каждая из Сторон вправе отказаться от исполнения Соглашения в одностороннем порядке (расторгнуть Соглашение) в любой момент без объяснения причин отказа, письменно уведомив об этом другую Сторону. При одностороннем отказе от исполнения, Соглашение считается расторгнутым по истечении  () календарных дней с момента получения одной Стороной уведомления о расторжении от другой Стороны.

От имени : __________

От имени : __________