Претензионная работа: очевидные и скрытые аспекты

Информация актуальна на момент размещения.
Дата публикации: 05.10.2017.

Предъявление претензии – это указание контрагенту на противоправность его действий или допущенные ошибки с требованием их устранения или исправления. В юридической практике правильная организация такой работы является одним из самых эффективных способов защиты законных интересов субъекта хозяйствования. Возможность претензионного урегулирования споров в досудебном порядке установлена на законодательном уровне практически во всех сферах правоотношений. Последствие несоблюдения этого этапа – оставление без рассмотрения судом искового заявления.

Порядок ведения претензионной работы как самостоятельного этапа правовой работы регламентируется общими нормами законодательства и локальными правовыми актами с учетом специфики функционирования юридического лица, его структуры, сферы деятельности и формата сотрудничества с партнерами.

К такой работе относятся:

• подготовка доказательственной базы, сбор, составление и оформление документов;
• предъявление различных видов претензий и их рассмотрение;
• регистрационно-архивная деятельность: регистрация, хранение, учет, отправка материалов;
• аналитическая работа по претензиям, в том числе рассмотрение, обобщение результатов и их анализ;
• внесение предложений по оптимизации и способов устранения причин возникновения претензий.

Варианты организации деятельности

Порядок ведения претензионной работы в учреждении может быть организован несколькими способами.

Традиционный вариант – ведение претензионной работы юридической службой. Все должностные лица и структурные подразделения при обнаружении причинения убытков и нарушения законных интересов передают соответствующие документы штатным юристам, которые занимаются легализацией требований.

Второй вариант – создание претензионного отдела, группы или бюро. Это отдельная структурная единица, занимающаяся исключительно вопросами предъявления и рассмотрения претензий. Юридическая служба учреждения выполняет координационную и консультативную функцию, осуществляет методическое руководство, проверяет правомочность и сроки претензий, соответствие требований нормам законодательства и положениям договора.

Некрупные субъекты хозяйствования при незначительном объеме работы могут возложить соответствующую функцию на бухгалтера.

Порядок претензионной работы подразумевает регламентацию локальным нормативным актом. Выбор способа организации зависит от ряда факторов, в том числе от организационно-правовой формы юридического лица, вида деятельности, особенностей структуры, финансовых возможностей, характера и объема хозяйственных связей, специфики договорных отношений и т. д. Определяющим является принцип целесообразности.

Особенности претензионной работы

Претензия является правовой формой восстановления законных интересов без вмешательства юрисдикционных органов. Это может быть как обязательный, так и добровольный шаг. Без претензионного порядка не обойтись, если он установлен законом или договором. Четкая однозначная запись в соглашении между контрагентами, прописывающая такой порядок, является обязательным для выполнения пунктом. Аргументированное изложение позиции в договоре упрощает разрешение спорных моментов в будущем.

Порядок претензионной и судебной работы оптимизируется каждым субъектом хозяйствования. Этому способствует принятие специальных положений, автоматизация процесса, наработка практических навыков.

Грамотное составление и оформление претензий и ответов на них, понятная суть и обоснованность требований, выбор надежного способа предъявления характеризуют профессиональный уровень сторон, формируют деловую репутацию и серьезность намерений сотрудничества. Отсутствие ответа на претензию будет весомым аргументом в пользу партнера при разрешении спора в судебном порядке. И наоборот.

Пример. На предприятие, которое является изготовителем товара сложного ассортимента, поступила претензия от покупателя с требованием замены изделия в связи с ненадлежащим качеством. В подтверждение ухудшения потребительских свойств изделия, которое эксплуатировалось один год, прилагались фотографии и акт бюро товарных экспертиз. Учитывая, что освоение модели этого товара только начиналось, для рассмотрения претензии была сформирована комиссия. В ее состав помимо представителей юридического и маркетингового отделов, входили сотрудники сервиса, конструкторы и технологи. Итог – обоснованное заключение о нарушении правил эксплуатации, ненадлежащем техническом обслуживании и внесении недопустимых изменений в товар. Предоставленные заявителем доказательства, в том числе акт, не содержали нормативной и технической аргументации, являясь, по факту, лишь субъективным мнением. Регистрация претензий на предприятии и мотивированное отклонение позволят не доводить дело до суда, сохранить репутацию добросовестного производителя и избежать прецедента.

Главной целью претензионной работы является минимизация отрицательного воздействия на предпринимательскую деятельность со стороны контрагентов.