Трудовая книжка на предприятии: как правильно оформить, вести записи

Информация актуальна на момент размещения.
Дата публикации: 05.10.2017.

В соответствии с законодательством, нормой для ответственного работодателя считается устройство своих сотрудников согласно трудовому кодексу. Такой вариант трудоустройства для гражданина предполагает регулярную выплату заработной платы, отчисления в пенсионный фонд для формирования выплат при выходе на пенсию и уплата налогов. Кроме того, государством регулируется оплата больничных листов в зависимости от стажа, оплачиваемый отпуск. Документ, без которого официальное трудоустройство в организацию невозможно, - трудовая книжка. Её приобретает сам работник при первом устройстве в учреждение, которое готово принять его на работу. Оформлением, ведением и хранением трудовых книжек занимается сотрудник отдела кадров. В неё фиксируются следующие данные:

• о квалификационных особенностях сотрудника;
• о переводе гражданина на другое место работы на постоянной основе;
• о факте увольнении с фиксацией основания, по которому расторгнут трудовой договор;
• о наградах и заслугах в период выполнения работ;
• у мужчин и женщин, признанных военнообязанными, — о временном периоде несения службы в вооруженных силах РФ, таможенных органах, отделе внутренних дел, учреждениях, осуществляющих контроль за наличием и оборотом психоактивных веществ;
• о времени получения курсов по повышению квалификации, переподготовке кадров;
• у лиц, которые вернулись из мест лишения свободы, — о том, что данный период времени не зачисляется в страховой стаж.

Правила ведения трудовой книжки, её оформления и хранения

При поступлении на работу человека в первый раз, на кадрового работника ложится ответственность оформления не только сведений о его дальнейшей деятельности, но и лицевой части трудовой книжки. В ней содержатся личные сведения – фамилия, имя, отчество и дата рождения при предоставлении паспорта, а также информация об образовании, квалификации сотрудника.

В соответствии с порядком ведения трудовой книжки, каждой записи в этом документе присваивается порядковый номер, данные подлежат записи от руки, исключены любые сокращения слов. В случае увольнения специалиста или переводе его на новое место работы или в другое структурное подразделение, в трудовой книжке ставится печать учреждения, где он выполнял деятельность за прошедший период времени. Процесс заполнения документа требует точности, аккуратности, не допускается присутствие ошибок орфографии и пунктуации. При внесении данных в трудовую книжку разрешено использовать только гелевую либо шариковую ручку, категорически запрещено использование ручек, имеющих пасты разных цветов. В случае приёма на работу иностранного гражданина, ему выдается трудовая книжка Российской Федерации.

С каждой записью, внесенной специалистом по кадрам, работник должен быть ознакомлен и поставить свою роспись. Если работнику необходима копия или выписка из трудовой книжки для предоставления по месту требования, следует оформить личное заявление, где будет изложена просьба о выдаче данных копий.

Полную ответственность за хранение и ведение трудовых книжек несет работодатель, но своим приказом он может возложить данную обязанность на лицо, компетентное для осуществления этих функций. Срок хранения трудовой книжки зависит от конкретной ситуации, по причине которой она осталась в организации. В случае смерти сотрудника, она хранится в организации пока родственники не заберут её. Также до востребования трудовая книжка остается в учреждении, если она не выдана гражданину при увольнении. Относительно этого документа законодательством установлены сроки хранения:

• до 50 лет, если трудовые книжки после увольнения не были востребованы;
• 3 года после увольнения хранится информация и сведения об учете документов;
• до 50 лет подлежат хранению книги выдачи трудовых книжек.

Бланки данного документа, которые оформлены неправильно или испорчены, уничтожаются с составлением соответствующего акта.

Правилами ведения, заполнения и хранения трудовых книжек регулируется их учет. Существует книга учета, где регистрируются все трудовые книжки, а в случае увольнения сотрудник расписывается в ней за получение документа. Кроме специалиста по кадрам в этом направлении работает и бухгалтерия учреждения, она ведет учет бланков трудовых книжек, фиксирует сведения с помощью приходно-расходной книги. Сами трудовые книжки хранятся в сейфе по строгой отчетности. При устройстве гражданина на работу в государственную организацию, она сдается в отдел кадров, не выдается сотруднику на руки в течение всего периода работы, подлежит выдаче под роспись только при его увольнении. Официальное трудоустройство с использованием трудовых книжек считается наиболее перспективным и защищенным законодательством!