Номенклатура дел структурного подразделения

Номенклатура дел – это документ, в котором определяется состав дел, формируемых в структурных подразделениях организации.

Этот документ является основным учетным документом для составления описей дел постоянного и временного хранения (п.3.4.3 "Основных Правил работы архивов организаций").

Документ может составляться в отношении целой организации (сводная) или только в отношении структурного подразделения.

Порядок заполнения граф подробно расписан в п. 3.4.9 "Основных Правил работы архивов организаций".

Правила заполнения граф таблицы в номенклатуре дел структурного подразделения

Образец номенклатуры дел структурного подразделения содержит в себе таблицу, состоящую из 5 граф. Графы содержат следующую информацию:

- в первой графе проставляются индексы;

- во второй графе включаются заголовки дел (томов, частей), которые точно отображают основное содержание документов;

- в третьей графе указывается количество дел (томов, частей). Данная графа заполняется по окончании календарного года.

Согласно п. 3.5.3 "Основных Правил работы архивов организаций", в одну папку должны помещаться не более 250 листов. Если документов образуется больше, заводится следующая папка с этим же заголовком и индексом.

- в четвертой графе указываются срок хранения дел, номера статей по перечню (типовому или ведомственному). Срок хранения может быть определен по типовой или примерной номенклатурам дел.

Если срок хранения документа не предусмотрен типовыми или ведомственным перечнями, то срок устанавливается ЭПК архивного учреждения.

- в пятой графе "Примечание" ставятся отметки о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию и т.д.

Правила оформления номенклатуры дел структурного подразделения

В конце календарного года в выписке номенклатуры дел организации структурные подразделения составляют итоговую запись о количестве заведенных дел (томов) внутри структурного подразделения.

Итоговые записи для структурных подразделений составляются по той же форме, что и для сводных номенклатур.

Номенклатура должна подписываться руководителем структурного подразделения, лицами ответственными за документационное обеспечение и архив организации.

Если в организации существует экспертная комиссия (ЭК) структурного подразделения, то номенклатура дел должна согласовываться с данной экспертной комиссией.

Решения ЭК структурного подразделения организации протоколируются. Номер и дата протокола ЭК структурного подразделения организации указывается на самой номенклатуре дел.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется в трех экземплярах: один экземпляр хранится в службе документационного обеспечения, второй — в архиве, третий хранится в структурном подразделении.

Срок хранения

Номенклатура хранится до замены новой и не менее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел (Приказ Росархива от 20.12.2019 г. № 236).